一、数据输入
- 打开 Excel 并创建工作表
- 启动 Excel 软件后，会自动创建一个新的工作表。你可以在单元格（由行和列交叉形成的小方格，如 A1、B2 等）中输入数据。
- 例如，如果你要记录一个小商店的销售账目，可能会在 A 列输入商品名称，B 列输入销售数量，C 列输入单价。
- 输入数字和文本
- 直接在单元格中点击后输入数据即可。对于数字，Excel 会自动识别其格式。如果输入的是货币金额，你可以在输入数字后，通过 “开始” 选项卡中的 “数字格式” 按钮，将其设置为货币格式，如人民币（￥）格式。
- 比如，输入 “10.5”，然后将其格式设置为货币格式后，会显示为 “￥10.50”。对于文本，Excel 会左对齐显示。
二、简单运算
- 自动求和
- 选中要显示求和结果的单元格，然后点击 “公式” 选项卡中的 “自动求和” 按钮（∑）。
- Excel 会自动猜测你想要求和的单元格范围，通常是相邻的数字单元格。如果猜测正确，直接按回车键即可得到求和结果。例如，你有 B1 到 B5 单元格中分别是销售数量，点击 “自动求和” 后，Excel 可能会自动选中 B1:B5 这个范围，回车后就会得到这些销售数量的总和。
- 使用公式进行运算
- 除了自动求和，你还可以使用其他公式。例如，要计算销售额（销售额 = 销售数量 × 单价），在对应的单元格（假设为 D 列）中输入公式 “=B2*C2”（假设销售数量在 B 列，单价在 C 列，这里是计算第二行商品的销售额），然后按回车键，就会得到该商品的销售额。
- 你可以通过拖动单元格右下角的填充柄（鼠标指针移到单元格右下角时会变成一个黑色的 “十” 字形状）来快速填充公式，计算其他商品的销售额。
三、函数应用
- 求和函数 SUM
- 除了自动求和外，还可以使用 SUM 函数进行更灵活的求和。例如，SUM (A1:A10) 表示求 A1 到 A10 单元格区域内数字的总和。你可以在需要显示结果的单元格中输入 “=SUM (A1:A10)”，然后按回车键得到结果。
- 平均值函数 AVERAGE
- 用于计算一组数据的平均值。例如，要计算某产品的平均销售单价，假设单价数据在 C1 到 C10 单元格中，在一个新的单元格中输入 “=AVERAGE (C1:C10)”，回车后就会得到平均单价。
- 条件函数 IF
- 用于根据条件进行不同的计算。例如，如果你想判断一个商品的销售额是否达到一定标准，假设销售额在 D 列，在 E 列判断是否达标。在 E2 单元格中输入 “=IF (D2> 100,"达标","不达标")”（这里假设销售额大于 100 为达标），然后按回车键，就可以根据 D2 单元格中的销售额判断是否达标，同样可以通过填充柄填充其他行。
四、数据排序和筛选
- 排序
- 为了更好地分析账目数据，你可能需要对数据进行排序。选中要排序的数据区域（包括标题行），然后点击 “数据” 选项卡中的 “排序” 按钮。
- 例如，你可以按照销售额从高到低对商品数据进行排序，在 “排序” 对话框中，设置主要关键字为 “销售额” 列，排序依据为 “数值”，次序为 “降序”，然后点击 “确定”，数据就会按照销售额进行排序。
- 筛选
- 筛选功能可以帮助你快速找到符合特定条件的数据。选中数据区域后，点击 “数据” 选项卡中的 “筛选” 按钮，每列标题旁边会出现一个筛选箭头。
- 例如，你只想查看单价大于 10 元的商品，点击单价列的筛选箭头，取消 “全选”，然后勾选 “大于”，在弹出的对话框中输入 “10”，点击 “确定”，就可以只显示单价大于 10 元的商品数据。
除了 Excel，一些财务软件如用友、金蝶等也提供了专业的算账功能，但它们的操作相对复杂，需要专门的学习。而且，还有一些简单的算账工作也可以通过 WPS 表格来完成，其操作方法和 Excel 类似。
